Proveedores: una alianza donde todos ganamos

Gestión de la relación con el proveedor como aliado estratégico

La Universidad Cooperativa sostuvo relaciones comerciales durante 2017 con 2.631 proveedores, de los cuales 2.111 actualizaron su documentación.

20%
Proveedores NO actualizados, 520
80%
Proveedores actualizados, 2.111

Gestión de las adquisiciones

Las solicitudes de bienes y servicios fueron gestionadas en un 88%. Se destacan dentro de la gestión de adquisiciones, las convocatorias de proveedores para: dotación de uniformes, mobiliario, insumos, aseo, cafetería y papelería, suvenires, entre otras, con las cuales se generaron importantes economías de escala por volumen, mejoras en la logística de entrega y la satisfacción de las necesidades institucionales específicas.

De un total de 17.640 solicitudes generadas se validaron presupuestalmente y se aprobaron para compra el 88%.

12%
Solicitudes rechazadas, 2.130
88%
Solicitudes aprobadas, 15.510

Presupuesto de compras

La implementación del sistema de compras ERP Financiero tuvo un periodo de adaptación en todo el país que generó demoras y, en algunos casos, reprocesos en la gestión de las solicitudes, por ello un 13% del presupuesto de compras no logró ejecutarse, lo que da cuenta de las 2.130 solicitudes canceladas por no contar con el proceso de manera adecuada.

87%
Valor total de compras ejecutadas a diciembre 31 $89.753.536.000
13%
Valor total de compras no ejecutadas a diciembre 31 $12.944.125.000

Ejecución de compras de bienes y servicios por campus universitario

Es de aclarar que el valor total en el ítem Nacional corresponde principalmente al licenciamiento de software, servicios tecnológicos y servicios profesionales, que por las condiciones en la prestación de los servicios se asumen de carácter nacional pero su impacto es en todos los campus de la institución, su valor se distribuye contablemente para cada sede al final del periodo.

Solicitudes de compra por sede

 

Compra de bienes y servicios por sede 2017

Evaluación de proveedores

2%
No respondieron, 26
33%
Evaluación buena, 436
65%
Evaluación excelente, 858

Encuesta de percepción

En 2017 la muestra fue de 178 proveedores que respondieron la encuesta. De acuerdo con estos resultados se aplicaron acciones de mejora. El objetivo de la encuesta, además del enunciado, fue medir la satisfacción, responsabilidad social y la gestión ambiental en sus procesos productivos y comerciales, con el fin de identificar aspectos relevantes que permitan conocer mejor a los proveedores, brindar información sobre gestión ambiental y responsabilidad social, así como implementar acciones administrativas tendientes a lograr altos niveles de satisfacción de nuestros usuarios.

82,58% satisfacción hacia la Universidad.

Resultados de la encuesta

Satisfacción hacia la Universidad 82,58%

Agilidad en la inscripción 87,64%
  • Componente trámite para la inscripción y actualización del proveedor, donde el 87,64% dice que la información recibida acerca de los requisitos, procesos y procedimientos es clara y oportuna
Gestión de compra 69,66%
  • Se evidencia una mejora en los trámites en el área de compras, especialmente a la respuesta que han recibido sobre temas de cotizaciones, devoluciones, reclamos y otros trámites que facilitan la gestión
Servicio 77,53% y Gestión de pago 81,47%
  • Buena atención, amabilidad y buen trato
  • En cuanto al cumplimiento y trámite de pagos se registra una percepción de satisfacción del 81,46%
Política de no empleo del trabajo infantil 9,89%
  • Se destaca que el 89,89% de los proveedores con los cuales la Universidad establece relaciones comerciales tienen como política el no empleo del trabajo infantil
Educación 32%
  • El 32,58% de los proveedores cuentan con programas para facilitar la educación de sus trabajadores en vinculación con el Sena y las cámaras de comercio, la entrega de becas e incentivos económicos a sus empleados para formación
Facilidad para estudio 77%
  • Brinda flexibilidad en el horario de trabajo, para que puedan realizar sus estudios.
Certificaciones en calidad 9,6%
  • El 8,43% de los proveedores están certificados bajo la norma ISO 14001 y el 1,2% bajo el EMAS. 11 proveedores tienen prevista la implantación de un proceso de certificación en el lapso de 6 meses y 50 proveedores en un lapso de 1 a dos años
Uso de materias primas nacionales 58,9%
  • Se evidencia que el 58,9% tiene como política el uso de materias primas nacionales
Pacto ambiental 71,9%
  • El 71,91% conoce los principales impactos ambientales causados por sus procesos productivos y de comercialización. El 52,81% desarrolla actividades de educación ambiental para sus trabajadores y para la comunidad a la que pertenecen
Política ambiental
  • El 35,96% de los proveedores tiene política ambiental y el 32,02% cuenta con un matriz legal ambiental vigente sistema de gestión ambiental. Se evidencia que el 48,31% tiene como política el uso de material reciclado o reciclable en su empresa